帳簿の作成は会計事務所にお願いしている。でも、日々の支払いの根拠になる証憑は、自社で保管する必要がある。
私が経費・旅費・証憑管理のシステムを作ったきっかけは、ここでした。
「証憑は、保管しておいてくださいね。」
会計事務所から言われて考えたのは、保存した後に、必要なものを探して確認できるか、ということでした。経費の記録と、その根拠がつながっていてほしい。出張や車両の利用も、自社の運用に合わせて残したい。
そこで、すでに使っているWebサーバーとGoogle Workspaceを生かし、入力・確認はWebで、証憑の保管はGoogle Driveで行う仕組みを、生成AIも使いながら作りました。
作りたかったのは、日々の記録を後から確認できる仕組み
自社には、経費の記録以外にも、つなぎたい情報がありました。
出張や業務外出を記録し、旅費規程に沿って精算する。車両の利用記録と、それにひもづく経費を確認する。保存した証憑から、どの支払いの根拠だったかを確かめる。
それぞれを入力して終えるのではなく、後の確認へ進めるようにしたいと考えました。
| つなぐ記録 |
システムで扱うこと |
| 経費と証憑 |
経費の入力時に証憑を添付し、後から保存済みの原本を確認する |
| 出張・外出と旅費 |
出張の記録から旅費を試算し、支払対象や支払済みの記録を整理する |
| 証憑と検索情報 |
日付・金額・取引先・受領形式で探し、検索情報の訂正・取消の履歴も残す |
| 記録と転記確認 |
別メニューで転記済みかを確認する |
たとえば、支払いの根拠を確認したくなったとき、経費と証憑をたどれる。出張について確認するときも、行った記録と旅費の処理を一緒に見られる。こうした自社の確認の流れを、画面と処理へ落とし込んでいます。
既存の環境を使い、必要なつながりを作る
自社用のWebサーバーも、Google Workspaceも、すでに使っていました。
証憑の保管先をGoogle Driveにし、Web画面から入力・確認できるようにする。この組合せで、自社の仕事に合う形を考えました。
私が担当したのは、業務要件の整理、画面と処理の設計、生成AIを活用した実装と動作確認、使いながらの機能追加です。
どんな記録を残し、何と結び付けたいかを整理する。その内容を実装し、実際の流れで確かめる。自社に必要なことを一つずつ形にしてきました。
使っているうちに、帳票も欲しくなった
使い始めた後には、帳票をこのシステムから発行したい、という要望も出てきました。
そこで、既存のシステムに生成AIを活用して機能を追加し、自社で使い始めました。紹介ページには、架空データで出力した請求書の画面例も載せています。
実際に使うなかで、新しく欲しい機能が出てくる。その都度、必要なことを整理し、作り、確かめて、使う。帳票の追加は、その一例です。
架空データの画面で、記録のつながりを紹介しています
架空の出張・業務外出を使った、撮影用デモの画面です。実際の会社の支払い記録ではありません。
システムの紹介ページでは、経費と証憑、出張と旅費、検索や転記確認の流れを、画面とともにご覧いただけます。操作デモの内容や利用方法については、紹介ページのお問い合わせ先からご相談ください。
自社の仕事を仕組みにするときも、最初に一つ、後から確かめたい記録を選んでみてください。
何を残すか。その根拠はどこにあるか。次に誰が何を確認するか。
私の場合は、会計事務所に任せる帳簿の仕事と、自社で残す日々の記録を整理するところから、作るものが具体的になっていきました。
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