注文数を教えてください、とメールを送る。
返事は来た。でも、どの商品の数なのかが分からない。聞き直したら、今度はいつ必要なのかを確認することになった。
これは説明のための例ですが、一つの依頼を終えるまでに、何通もメールが必要になる場面です。
返信を急ごうと思っても、相手から返事が来るまでは進められません。そんなときは、最初の依頼で、何を返してもらいたいかを具体的にしてみるとよさそうです。
私はXで、欲しい情報と記入例を一緒に渡す方法を書きました。
「注文数」だけで足りるかを考える
商品の注文なら、個数だけを聞いても、その後の作業に必要な情報がそろわないことがあります。
商品名、個数、必要日。この三つが欲しいなら、依頼する時点で並べておく。
たとえば、こんな書き方です。以下は架空の記入例です。
注文内容を、次の形で返信してください。
商品名：A商品
個数：10個
必要日：11月15日
実際の依頼では、例の日付や商品名をそのまま使わず、その仕事に合う項目へ変えます。
欲しい情報の名前だけでなく、返す形も分かる。相手は何を書けばよいかを考えやすくなり、受け取る側も必要な項目を確かめられます。
項目を増やしすぎない
聞き漏れを防ごうとして、何でも最初に聞きたくなるかもしれません。
でも、今回の作業に使わない項目まで並べると、答える側の負担になります。
次に自分が何をするのか。そのために、どの情報が必要なのか。そこから項目を選ぶくらいで十分です。
毎回「いつ必要ですか」と聞き直しているなら、必要日を加える。商品を取り違えそうになるなら、商品名の書き方を決める。実際に止まったところを、一つずつ依頼文へ戻していきます。
次の一通で試してみる
大がかりなシステムを作る前に、次に送る依頼メールで試せます。
送信する前に、「この返事が来たら、次の作業に進めるか」と読んでみる。進めないなら、何が足りないのかを足す。書き方で迷いそうなら、短い記入例を添える。
試した後は、聞き直しが必要だったかを確かめてください。まだ必要だった項目があれば、次の依頼で直します。
今日こそ早く帰りたい。そんなとき、次の依頼で減らせそうな確認が一つないか。そこから見直してみるのも、一つの方法です。
元になった投稿：欲しい情報と記入例を添え、確認の往復を減らす